ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от « 26» марта 2013г. №12

Об утверждении административного регламента по предоставлению муниципальной функции «Выдача справок из архивных фондов о трудовом стаже и заработной плате сотрудникам учреждений администрации Малоивановского сельсовета и администрации Малоивановского сельского поселения»

В соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 6 октября 2003 года № 131 - ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Федеральным законом от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», Федеральным Законом от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» пункт 1 части 3 статьи 4, п о с т а н о в л я ю:

1. Утвердить административный регламент по предоставлению муниципальной функции «Выдача справок из архивных фондов о трудовом стаже и заработной плате сотрудникам учреждений администрации Малоивановского сельсовета и администрации Малоивановского сельского поселения» в новой редакции ;(приложение)

2.Административный регламент, утвержденный Постановлением Администрации Малоивановского сельского поселения от 07.03.2012г. №14 «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов» считать утратившим силу.

3.Административный регламент разместить в сети Интернет .

4.Настоящее постановление вступает в силу со дня обнародования.

5.Контроль за исполнением постановления оставляю за собой.

Глава Малоивановского

сельского поселения Милюков Н.Ф.

УТВЕРЖДЕН

Постановлением администрации

Малоивановского сельского поселения

№12 от « 26» марта2013года

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

по предоставлению муниципальной функции

«Выдача справок из архивных фондов о трудовом стаже и заработной плате сотрудникам учреждений администрации Малоивановского сельсовета и администрации Малоивановского сельского поселения»

Глава 1. Общие положения

1.1. Административный регламент по предоставлению муниципальной функции «Выдача справок из архивных фондов о трудовом стаже и заработной плате сотрудникам учреждений администрации Малоивановского сельсовета и администрации Малоивановского сельского поселения» (далее - Административный регламент ) разработан в целях повышения качества осуществления муниципальной функции и определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) администрации Малоивановского сельского поселения (далее - Администрация), осуществляющая полномочия в области комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности Администрации.

Глава 2. Стандарт предоставления государственной или муниципальной функции

2.1.1. Исполнение муниципальной функции по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности Администрации, осуществляется в соответствии с:

- Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ;

2.1.2. Муниципальную функцию реализует Администрация.

2.1.3. Муниципальная функция осуществляется при наличии следующих нормативных документов, регламентирующих организацию комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности Администрации:

- Положение об архиве Администрации;

- Положение об экспертной комиссии (далее - ЭК) Администрации;

-Номенклатуры дел Администрации;

- Инструкции по делопроизводству Администрации.

2.1.4. Конечным результатом осуществления муниципальной функции является:
- представление описи дел постоянного срока хранения на утверждение и описи дел по личному составу на согласование комитета по делам архивов;

- представление Паспорта архива организации на 1 декабря в архивный отдел администрацию Дубовского муниципального района;

-передача дел на хранение в Администрацию;

-подготовка документов временного срока хранения к уничтожению в соответствии с установленными правилами;

-выдача документов во временное пользование работникам Администрации;
-передача дел постоянного срока хранения на хранение в архивный отдел администрации Дубовского муниципального района.

2.1. Порядок информирования об исполнении муниципальной функции

2.1.1. Об исполнении муниципальной функции информируется Администрация.

2.1.2. Информация о процедуре исполнения муниципальной функции предоставляется в форме распоряжения.

Распоряжением утверждается график приема-передачи документов, в котором указаны сроки передачи документов, образующихся в архив Администрации.

2.2. Сроки исполнения муниципальной функции

2.2.1. Прием документов в архив Администрации (комплектование) осуществляется

один раз в два года.

2.2.2. Составление описей дел постоянного срока хранения и дел по личному составу

(организация хранения и учет) и представление их на утверждение

(согласование) осуществляется в течение одного месяца.

2.2.3. Выдача документов во временное пользование (использование документов)

осуществляется в течение дня, в который поступил запрос.
2.2.4. Подготовка документов временного срока хранения к уничтожению проводится в

течение одного месяца после утверждения акта о выделении к уничтожению

документов, не подлежащих хранению.

2.2.5. Представление Паспорта архива Администрации на 1 декабря в архивный отдел

администрации Дубовского муниципального района осуществляется раз в три года.

2.2.6. Передача дел постоянного срока хранения на муниципальное хранение в

архивный отдел администрации Дубовского муниципального района

осуществляется раз в 3 года.

2.3. Перечень оснований для отказа в исполнении
муниципальной функции

2.3.1. Оснований для отказа в исполнении муниципальной функции не имеется.

Глава 3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

3.1. Описание последовательности действий при исполнении
муниципальной функции

3.1.1. Исполнение муниципальной функции включает в себя следующие

административные процедуры:

- издание распоряжения о передаче документов в архив Администрации с приложением графика приема-передачи дел;

- прием дел и документов в архив Администрации;

- формирование, оформление дел;

- составление описей дел;

- согласование описей дел комитета по делам архивов;

- утверждение (согласование) описей дел комитета по делам архивов;

- утверждение описей дел главой сельского поселения;

- переплет дел;

- оформление обложки дел;

- размещение дел в архиве Администрации;

- выдача дел во временное пользование;

- составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих

хранению, согласование его комитета по делам архивов и утверждение главой

сельского поселения;

- подготовка дел к уничтожению;

- передача дел постоянного срока хранения на муниципальное хранение в архивный отдел администрации Дубовского муниципального района.

3.1.2. Ответственным за выполнение административных процедур является в соответствии с должностными управляющий делами – руководитель общего отдела администрации, на которого возложены полномочия по комплектованию, хранению, учет и использованию архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности Администрации (далее – управляющий делами).

3.1.3. Издание распоряжения о передаче дел в архив Администрации с приложением графика приема-передачи дел.

Распоряжение является основанием для приема документов и дел, в архив Администрации.

3.1.3.1. Подготовку проекта распоряжения о приеме документов в архив Администрации и согласование графика приема-передачи дел осуществляет управляющий делами.

3.1.3.2. Срок выполнения административной процедуры - 14 дней.

3.1.4. Прием дел и документов в архив Администрации

3.1.4.1. Работники администрации осуществляют в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной главой муниципального образования, отбор дел и документов постоянного срока хранения для передачи в архив Администрации, составляют сдаточные описи дел, подлежащих архивному хранению.
Дела и документы временного срока хранения (до 10 лет) остаются у работников администрации.

Дела и документы долговременного срока хранения (документы по личному составу) передаются в архив Администрации.

3.1.4.2. Управляющий делами осуществляет прием в архив Администрации дел от работников Администрации в соответствии со сдаточными описями дел и документов.

3.1.4.3. Срок выполнения данной процедуры устанавливается графиком приема-передачи дел.

3.1.5. Формирование, оформление дел

3.1.5.1. Формирование дел - группировка исполненных дел и документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Формированию и оформлению подлежат дела постоянного срока хранения и по личному составу.

3.1.5.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

- документы постоянного и временного сроков хранения формируют в отдельные дела;

- в дело включается один экземпляр каждого документа;

- в дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела, личные дела, документы выборных органов и их постоянных комиссий);

- внутри документы расположены в хронологическом порядке;

-распорядительные документы группируются по видам с относящимися к ним приложениями;

- утвержденные планы, отчеты, сметы группируются отдельно от их проектов;

- предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы Администрации и документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;

- переписка группируется, как правило, за календарный год, систематизируется в хронологической последовательности, документ - ответ помещается за документом - запросом.

3.1.5.3. Формирование дел осуществляет тот работник Администрации, в деятельности которого образуются дела и документы постоянного срока хранения и по личному составу, в соответствии с номенклатурой дел Администрации.

3.1.5.4. Оформление дел предусматривает:

- переплет дел;

-нумерацию листов дела;

- составление листа-заверителя дела;

- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов в деле;

- оформление обложки дела.

Переплет и оформление обложки дел осуществляется после утверждения и согласование описей дел.

3.1.5.5. Оформление дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, относящихся к делам долговременного срока хранения осуществляет управляющий делами.

3.1.5.6. Дела временного срока хранения, находящиеся у работников администрации, подлежат частичному оформлению:

- допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

3.1.5.7. Срок выполнения административной процедуры - 3 месяца.

3.1.6. Составление описей дел

3.1.6.1. Опись дел - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава, содержания дел и их учета.

Опись дел состоит из описательных статей, которые включают в себя: порядковый номер дела, индекс дела по номенклатуре дел Администрации, заголовок дела, даты дела, количество листов в деле.

3.1.6.2. В опись включаются заголовки сформированных и оформленных в соответствии с установленными правилами дел.

3.1.6.3. В Администрации составляются описи дел постоянного срока хранения и описи дел по личному составу.

Опись дел постоянного срока хранения и опись дел по личному составу составляет управляющий делами.

3.1.6.4. Срок выполнения административной процедуры - 5 дней.

3.1.7. Согласование описей дел архивным отделом администрации Малоивановского сельского поселения Дубовского муниципального района.

3.1.7.1. Описи дел постоянного срока хранения и по личному составу представляются на согласование архивным отделом администрации Малоивановского сельского поселения Дубовского муниципального района.

3.1.7.2. Описи дел постоянного срока хранения и описи дел по личному составу представляет управляющий делами.

3.1.8. Утверждение (согласование) описей дел комитета по делам архивов.

3.1.8.1. Описи дел постоянного срока хранения после согласования архивным отделом администрации Малоивановского сельского поселения представляются на утверждение комитета по делам архивов.

3.1.8.2. Описи дел по личному составу после согласования ЭК Комитета представляются на согласование комитета по делам архивов.

3.1.8.3. Описи дел на комитета по делам архивов представляет заведующий архивным отделом администрации Малоивановского сельского поселения.

3.1.9. Утверждение описей главой сельского поселения.

3.1.9.1. Описи дел постоянного срока хранении по личному составу, прошедшие процедуру утверждения (согласования) комитета по делам архивов, представляются на утверждение главе сельского поселения.

3.1.9.2. Описи дел на утверждение главы муниципального образования представляет заведующий архивного отдела администрации Малоивановского сельского поселения.

3.1.9.3. Описи дел постоянного срока хранения и описи дел по личному составу после их утверждения главой муниципального образования передаются в общий отдел Администрации Дубовского муниципального района.

3.1.9.4. Срок выполнения административной процедуры - 10 дней.

3.1.10. Переплет дел

3.1.10.1. Переплет дел, включенных в описи дел постоянного срока хранения и по личному составу, осуществляется после утверждения (согласования) описей дел.

3.1.11. Оформление обложки дела.

3.1.11.1. После переплета дел осуществляется оформление их обложек

3.1.11.2. На обложке дела указывается:

- наименование Администрации;

- архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела);

- заголовок дела;

- крайние даты дела;

- количество листов в деле.

3.1.11.3. Оформление обложек дел постоянного срока хранения и дел по личному составу осуществляет управляющий делами.

3.1.11.4. Срок выполнения административной процедуры - 5 дней.

3.1.12. Размещение дел в архиве Администрации.

3.1.12.1. Дела постоянного срока хранения и дела по личному составу после их полного оформления размещаются в архиве Администрации остаются на хранении в общем отделе Администрации.

3.1.12.2. Срок выполнения административной процедуры - 1 день.

3.1.13. Выдача дел во временное пользование

3.1.13.1. Дела выдаются во временное пользование для использования их работниками Администрации.

Запрос поступает в устной форме.

3.1.13.2. Выдача дел регистрируется в журнале выдачи дел во временное пользование.

При выдаче дел производится запись в журнале регистрации выдачи дел во временное пользование с указанием номера дела, его заголовка, даты выдачи дела и подписи работника, получившего дело.

3.1.13.3. Срок выполнения административной процедуры - 15 минут.

3.1.13.4. Дело выдается на срок, не превышающий один месяц.

При возвращении дела ответственный за выполнение административных процедур проверяет в присутствии лица, возвращающего дело, состояние дела, ставит в журнале регистрации выдачи дел во временное пользование свою подпись, подтверждающую возврат дела.

3.1.13.5. Срок выполнения административной процедуры - 15 минут.

3.1.13.6. При обнаружении недостачи дел, отдельных листов в них, а также повреждений дел ответственный за выполнение административных процедур составляет акт.

Акт представляется главе сельского поселения для привлечения виновных к ответственности.

3.1.13.7. Срок выполнения административной процедуры - 30 минут.

3.1.14. Составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, его согласование архивным отделом администрации Малоивановского сельского поселения и утверждение главой поселения.

Отбор документов на уничтожение и составление на них акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, производится после утверждения (согласования) описей дел постоянного срока хранения и по личному составу за тот период, за который составляется акт.

3.1.14.1. Отбор документов на уничтожение производится работниками администрации в соответствии с номенклатурой дел откладываются документы и дела временного срока хранения.

3.1.14.2. Срок выполнения административной процедуры - 2 недели.

3.1.14.3. Отобранные к уничтожению дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Акты составляют работники администрации.

3.1.14.4. Срок выполнения административной процедуры - 1 день.

3.1.14.5. Акты представляются на согласование архивного отдела администрации Малоивановского сельского поселения.

3.1.14.6. После согласования в архивном отделе администрации Малоивановского сельского поселения акты представляются на утверждение главе поселения.

3.1.14.7. Акты на утверждение главе сельского поселения представляет заведующий архивного отдела администрации.

3.1.14.8. Срок выполнения административной процедуры - 5 дней

3.1.15. Подготовка дел к уничтожению

3.1.15.1. После утверждения акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, дела и документы готовятся к уничтожению:

-изымается металл

- дела формируются в связки;

3.1.15.2. Подготовку дел к уничтожению осуществляют работники администрации, в деятельности которых образуются документы временного срока хранения.

3.1.15.3. Срок административной процедуры - 1 месяц.

3.1.15.4. Подготовленные к уничтожению документ уничтожаются путем сжигания.

3.1.2. При появлении технических условий будет возможно выполнение административных процедур в электронной форме.

Глава 4. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1.Контроль за исполнением административных процедур, которые выполняют работники администрации, осуществляет управляющий делами.

Глава 5. Глава 5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа ,предоставляющего государственную услугу(функцию) , органа, предоставляющего муниципальную услугу(функцию) , а также должностных лиц, государственных или муниципальных служащих

5.1. Порядок обжалования действий (бездействия) должностных
лиц и решений, принятых в ходе исполнения государственной функции.

5.2. Работники Администрации могут обратиться с жалобой на действия (бездействия) должностных лиц и решений, принятых в ходе исполнения муниципальной функции на основании настоящего Административного регламента письменно к главе муниципального образования.

5.3. В письменной жалобе указываются:

-наименование органа, в который направляется жалоба;

- наименование учреждения или работника, от которого поступила жалоба;

-суть жалобы, т.е. требования подающего жалобу, и основания, по которым заявитель считает решение или действие должностного лица по соответствующему вопросу неправильным;

-должность, подпись заявителя, дата.

5.4. Глава сельского поселения по результатам рассмотрения жалобы вправе:

- оставить жалобу без удовлетворения;

- отменить решение должностного лица и назначить дополнительную проверку по делу;

- изменить решение должностного лица или вынести новое решение.